Digitization, digitalization eller Digital Transformation - Har du koll på termerna? 

Digitalisering och transformation har du säkert en uppfattning om och tolkning av. Är ni beredda att möta kraven från generationen som lever halva livet på nätet? Hur långt har ni i er organisation kommit? Hur drivs frågan om digital transformation? Här följer en indelning inom området digitalt, tillsammans med några exempel från vår volontära organisation PMI Sweden Chapter. 

Digitization

”Att omvandla fysisk information till digital information.”

Sitter du fortfarande med pappersprotokoll? Fattas beslut med underskrift som faktiskt kräver att någon håller i en penna? Behöver pennan vara arkivbeständig? Eller papperet av arkivkvalitet? Har du den korrekta stämpeln? De allra flesta har passerat”digitization”. Vi skriver anteckningar på dator, men som kanske mailas runt för kommentarer, tills det oundvikligt slutar med att man ändå måste träffas. Är e-post er primära kommunikationskanal? 

Det verkar som att avtal och beslut är den svåraste anhalten att hantera digitalt trots påtaglig effektiviseringspotential samt en uppsjö av pålitliga och smidiga lösningar som får allt mer spridning och acceptans. Hos PMI har vi börjar titta på just digitala avtal och provar oss fortfarande fram. 

Digitalization

”Användandet av digitala verktyg för att skapa eller förbättra affärsmodeller eller processer.”

Allt fler organisationer har en digital verktygslåda och jobbar allt mer uppkopplat. Den allra vanligaste utformningen av nya arbetsplatser är aktivitetsbaserad och bygger på ett uppkopplat arbete.

Hos PMI har vi under en tid experimenterat med olika digitala verktyg. Vi är runt 80 volontärer under ett år och vi bor över hela Sverige. Styrelsen likaså. Vi är helt beroende av digitala samarbetsverktyg. En av de positiva delarna med GDPR är att tvingas göra val för att undvika för många källor som kan innehålla personuppgifter. Vi har nu en tydligt uttalad digital verktygslåda som innehåller bland annat Dynamix, Google G Suite och Trello. Genom Google G Suite delar våra arbetsgrupper dokument med varandra, man skriver direkt i varandras dokument och när vi tar fram gemensamma presentationer kan jag se exakt vilken slide min kollega läser under vårt onlinemöte. Vi håller daglig kontakt i Google Chat, antingen direkt eller i olika digitala rum. E-posten har minskat radikalt och vi har aldrig lyckats göra så mycket med den volontära skara vi är! Genom Dynamix som är vårt CMS verktyg har vi den digitala volontärportalen, med information, digitalt marknadsmaterial och instruktionsvideos.

Digital transformation 

”Koordinerad förändring i stor skala som genomsyrar alla delar av organisationen.”

Jag har gett några exempel på den digitala resan PMI i Sverige gjort och gör. Vi har stora ambitioner och satsar på att bli den ledande källan till kunskap, motivation och inspiration inom projekt och ledarskap. Hur gör en volontärbaserad organisation för att uppnå detta? Genom att trycka en tidning med tillhörande arbetsinsats och kostnad för distribution? Genom att endast erbjuda fysiska träffar? Den digitala plattformen är tveklöst den enda framkomliga vägen. Vi har idag ett växande antal namnkunniga krönikörer som med PMI som plattform når ut med sina budskap och tillsammans leder vi frågorna och når en publik om tusentals återkommande läsare. Följdeffekter såsom att artiklarna diskuteras friskt på LinkedIn ger alla inblandade (vi på PMI, artikelförfattare och läsare) en fantastisk möjlighet att interagera med varandra. Det hade varit helt omöjligt utan den digitala utgångspunkten. 

Varje år arrangerar vi Skandinaviens största kongress inom PPPM med ca 600-700 deltagare. Tidigare har det tagits fram en jättefin folder med program, talare och intervjuer. Superfin! Men med stora kostnader och tuffa deadlines för text, programpunkter och talare. Styrelsen fattade ett tufft beslut om att gå digitalt. Bäraren av information som den tryckta foldern var, finns ju redan i varje besökares ficka - deras SmartPhone. Förutom kostnaden för layout och tryck motiverades beslutet med vinster såsom att programpunkter kan flyttas om i sista stund när det oförutsedda sker och talare kan bytas ut när någon blir sjuk. Besökaren kan även skräddarsy sitt besök i förväg genom att favoritmarkera, lägga till i kalendern och få tillgång till annan information. 

Ett sista exempel är att vi nu satsar stort på webinars. Ett seminarium som normalt lockar 20-30 deltagare i en enskild stad, öppnar för 100-tals deltagare från hela landet. Dessutom spelas det hela in och finns tillgängligt för inloggade medlemmar. Ökat medlemsvärde och ökad kunskap och inspiration för fler, det är win-win!

Summering

Jag hoppas att detta har gett lite inspiration till er digitala resa. Man skulle kunna ha ytterligare inlägg om arbetssätt, värdet av upplevelsen som det analoga och personliga är en stor del av, samt var frågan om digitalisering ägs. 

Kortfattade tips från resan med PMI: 

• IT har lead men frågan ägs av alla, att utvärera digitala möjligheter och samtidigt värna om värdet som t ex fysiska träffar.

• Ha ett följsamt (agilt) förhållningssätt, var nyfiken och gör tidiga tester.

• Låt det ta tid men framförallt - ha roligt på vägen! 

Arbetsglädjen som kommer ur väl fungerande digitala verktyg är påtaglig, vi som jobbar distribuerat har en helt annan närhet till varandra. Vi har en väldigt kompetent IT-grupp som samverkar med alla delar av verksamheten och tillsammans skapar vi de nya digitala förmågorna. Det ska bli extremt spännande att se hur långt vi inom PMI kommit om ytterligare ett år!

 

Av: Richard Svahn

Styrelseledamot i PMI Sweden Chapter, med ansvar för marknadsföring och kommunikation

2019-09-08

Gå till toppen