Hemligheten bakom framgångsrikt arbete i virtuella team
Virtuellt arbete blir, i takt med pandemier och ökat klimathot allt vanligare. Forskningen om huruvida virtuella team är bättre eller sämre än team som träffas ansikte-mot-ansikte är delad, men en sak är säker. Frekvent kommunikation är hemligheten bakom de virtuella team som mår, och presterar, bra.
Så här i coronatider är det fler företag än någonsin som ser över sin resepolicy – många har redan begränsat de anställdas möjligheter att resa, både inom och utom landet. Tillsammans med miljöproblematiken utgör risk för sjukdom huvudanledningar till att alltfler organisationer stramar upp sina riktlinjer för om de anställda får åka iväg för att till exempel träffa andra medlemmar i de projektteam man jobbar i, eller inte. I samma takt ökar intresset för att virtuellt arbete, vilket innebär att man samarbetar tvärs över tid och rum med hjälp av olika typer av digitala verktyg. I vissa typer av projekt är virtuellt arbete redan vardagsmat – i till exempel läkemedelsbranschen sker utvecklingsarbetet ofta i stora projekt där projektmedlemmarna sitter runt om i världen; och då inte bara i andra delar av samma land, utan i andra delar av världen, vilket innebär att arbetet påverkas av såväl att man befinner sig i olika tidszoner, som att man är präglade av olika språk och kultur.
Men hur samarbetar man bäst i virtuella team?
Svaret är enkelt: Genom god kommunikation.
Genom god kommunikation bygger teamets medlemmar tillit till varandra, och tillit är – som vi vet – är centralt, inte bara för att projektet ska leverera i enlighet med kravspecifikationen, utan för medarbetarnas välbefinnande (vilket, förstås – är en förutsättning för god leverans). Faktum är att man kan bygga tillit, trots att man inte ses och kan ”känna på varandra” öga-mot-öga. Detta har att göra med det vi forskare kallar för ”upplevd närhet”. Upplevd närhet är, precis som orden antyder, en känsla av att man är nära någon annan, även om man inte är på samma fysiska plats.
Det finns några nycklar till hur man uppnår god kommunikation i virtuellt arbete.
För det första behöver kommunikationen vara frekvent med projektets medlemmar. Detta handlar inte bara om att se till att projektet fortsätter att vara prioriterat av teamets medlemmar, utan också om att skapa en ’vi’-känsla där alla känner att de är en del av teamet som jobbar med det specifika projektet.
För det andra behöver kommunikationen involvera alla medlemmar i teamet. Det innebär inte att alla teammedlemmar måste stå som mottagare på alla mail, eller vara med på alla möten. Precis som när kommunikation sker IRL är det klokt att tänka igenom vem som behöver ha vilken information och när, för att inte överbelasta teamets medlemmar med meddelanden av olika slag. Däremot är det viktigt att säkerställa att alla teamets medlemmar faktiskt ingår i kommunikationen om projektet; att de har den information de behöver och i rätt tid, och att de känner att de också ingår i projektteamet.
För det tredje behöver kommunikationen äga rum frekvent över tid. Annars riskerar man att vissa teammedlemmar känner sig utanför. Eller som en indisk mjukvaruutvecklare förklarade i en forskningsstudie om virtuella team: ”I början av projektet diskuterade vi saker med varandra varje dag – vi pratade i timmar – så alla visste vad som hände. Men efter ett tag slutade vi med det och då kände vi här i Bangalore oss lite utanför.” I just det här fallet ledde den minskade kommunikationen till en känsla av utanförskap och till en känsla av osäkerhet i projektteamet.
Vad man kommunicerar om beror ju förstås på det specifika projektet, och många projektledare är vana vid att upprätta kommunikationsplaner, så har man inte gjort det för de virtuella arbetet med projektteamet så är det bara att sätta igång och göra på samma sätt som när man planerar kommunikationen med andra intressenter. Men glöm inte bort den informella kommunikationen! Forskning har visat att småprat har en stor roll i att driva ett projekt framåt och i mål. Så om du brukar ha stå-upp-möten på måndag morgon med ditt team: fortsätt med det. Det går alldeles utmärkt att ha korta avstämningsmöten virtuellt. Man kan till och med ’ses på en fika’ helt virtuellt – alla kokar sitt eget kaffe, sätter sig framför datorn och kopplar upp sig med de övriga.
Vilka kommunikationskanaler man använder för att kommunicera i virtuella team kan variera – forskningen har inget svar på vilka verktyg som passar bäst. Men det är klokt är att fundera igenom vilka verktyg som ska användas till vad, och säkerställa att alla projektets medlemmar förstår vad som används till vad, så att de upplever en ökad stress av att behöva hålla koll på alla möjliga kommunikationskanaler.
Forskningen om virtuella team – som pågått i mer än 20 år – är delad vad gäller huruvida virtuella team presterar bättre eller sämre än team som träffas ansikte-mot-ansikte. Forskningen som gjordes på 90-talet visade på att de team som sågs IRL presterade bättre, medan det finns många nutida exempel på studier som säger motsatsen, och som i vissa fall tyder på att en kombination av arbete IRL och virtuellt är bäst. Att forskningen inte är entydig kan bero på många saker, till exempel att forskarna har studerat olika typer av projekt som varit organiserat olika vad gäller hur man arbetar, eller att människor i dag är mer vana vid digital teknik än förr; att vi lärt oss att arbeta virtuellt. Såhär i coronatider, när allt fler blir uppmanade att arbeta hemma, är vi nog många som kommer att ta ett kliv framåt vad gäller att utveckla nya ’best-practices’ för virtuellt arbete. Men glöm inte att jobba medvetet och igenomtänkt med kommunikation!
Anette Hallin
Professor i företagsekonomi vid Åbo akademi och Mälardalens högskola
2020-03-15