Personlig styrka
Leda utan direkt mandat? Starka projektledare vet hur man maximerar
sitt inflytande.
Det är den första dagen på ditt nya projektledningsjobb. Du är full av
hopp och förväntan, men du har inte koll på företagets rutiner. Ditt
första projekt involverar externa parter. Du har inte direkt mandat över
ditt projektteam. Och ännu värre, ditt inflytande är begränsat eftersom ingen
känner dig ännu. Hur ska det gå?
Ge inte upp eller anta att du står inför en oöverstiglig
utmaning. Även om det kan vara svårt att leda ett nytt och utspritt team
från en position av begränsat mandat är det möjligt att lyckas. Här är
tips som hjälper dig att snabbt anpassa dig i en ny situation.
KONTROLLERA FOKUS, INTE UPPGIFTERNA
Om du inte är projektledare för ditt projektteam, kommer mikrostyrning att
vara omöjligt. Om du försöker det ändå kan ditt team förlora sin
motivation. Fokusera inte på om en uppgift är klar, fokusera på hur
uppgiften ska bidra till projektets mål. Se till att understryka hur teamets
specifika uppgifter kommer att driva projekts framgång. Och var inte rädd
för att repetera detta återkommande. Kom också ihåg att leda genom exempel,
det är mer effektivt än mikrostyrning - om du ger av dig själv och din
entusiasm, kommer ditt team naturligtvis att följa efter.
FÖRSTÅ VAD SOM MOTIVERAR
Bakom varje projekt finns människor. Och människor har alltid
personliga mål, preferenser och motivationer. Det kan vara frestande att
vilja komma igång snabbt i början av ett nytt projekt, men att investera tid i
laguppbyggnad och sammanhållning kommer att löna sig när projektet är igång.
Att förstå ditt team är det enda sättet
att effektivt kommunicera, motivera och involvera dem.
Ta dig tid att prata med ditt nya team och förstå deras individuella och
gruppreferenser: Ibland ger enkla åtgärder (till exempel anpassa mötestid för
att en teammedlem ska kunna hämta sina barn från skolan) skapar viktiga
vinster. Att identifiera att en viss mötestid är att föredra, eller att
människor är mer bekväma med en typ av samarbetsverktyg över en annan, kan
spara dig oändlig frustration på lång sikt.
Att förstå ditt team är det enda sättet att effektivt kommunicera, motivera
och involvera dem. Särskilt när du är ny för organisationen och ditt team,
måste du vara empatisk och ge av dig själv, för att driva projektet mot målet.
GEMENSAMMA MÅL FÖR BÅDE PROJEKTET OCH INDIVIDERNA
När du förstår dina medarbetare bör du överväga hur projektets mål kan
bidra till att vidareutveckla deras personliga mål. Tänk på den lagmedlem som
söker en högre synlighet i organisationen: Varför inte låta dem presentera de
senaste projektresultaten? Eller överväga kollegan som vill bli expert på
maskininlärning och tilldela dem den mest utmanande uppgiften i
projektet. Det finns alltid plats i ett projekt för att hitta dessa snabba
vinster, ditt team kommer att bli mycket mer engagerat i projektet som ett
resultat.
DEFINERA ROLLERNA
Efter att ha gått igenom de föregående stegen får du en tydlig bild av
personerna i ditt team. Även om teamet kanske är i stort sett okänt för
dig, har du fortfarande samlat intryck och insikter under de första dagarna av
att arbeta tillsammans. Tänk på de nyckelpersoner som du litar på mest. Finns
det personer som inte borde vara med i projektet? Tänk sedan på vad du kan
göra för att skapa fler "betrodda" kollegor och minska antalet
"out-of-the-project" -personer. Slutligen definiera vem som ska
fylla huvudrollerna i projektet.
GE UTRYMME FÖR AUTONOMI & KREATIVITET
När du börjar lita på ditt team måste du ge dem utrymme att fatta sina egna
beslut - det är det enda sättet att frigöra deras potential. Vissa tror att
autonomi handlar om att alla gör som de vill, men det bygger på mycket coaching
från sidan. Om en lagmedlem agerar på ett sätt som du vill att andra ska
efterlikna, låt alla veta det. Erkänn och fira dina teammedlemmar när de
fattar bra beslut, gör det klart att du är tillgänglig för frågor och hjälp till
när de träffar väggen och stötta dem när de gjort fel. När teammedlemmarna
vet att du är tillgänglig och investerad i dem, känner de en högra motivation
att göra sitt bästa. Samtidigt måste du dra tydliga linjer för vilket
beteende du inte tolererar - och följa upp om det händer ändå.
Dessa tips kan hjälpa dig att leda ett projekt i miljöer där du inte har direkta
mandat. Faktum är att dessa åtgärder hjälper dig att påskynda processen
att skapa personlig makt inom organisationen, höja projektet och alla som
följer det.
Av Javier Augusto González, PMP - Ursprungligen publicerat i PMI Network, Juni 2019
Översatt av: Richard Svahn
2019-06-27