Projektsamarbete på distans
Min ofrivilliga isolering på grund av coronaviruset har gett mig en möjlighet att fundera över distansarbete och hur vi samarbetar i våra projekt. Hur bra är distansarbete och hur roligt är det att sitta ensam hemma?
”Jag jobbar hemifrån, långt hemifrån.” – citat från tidningen Blandaren.
Att alla i ett projekt inte behöver vara på samma plats för att kunna samarbeta, vet vi. Distansarbete har tillämpats länge. Det ger möjlighet att använda personer med unik kompetens oavsett var de bor. Exempel på det är så kallade distribuerade projekt där resurser är utspridda geografisk över världen i projektteam i olika länder.
Många av oss upplever att vi blir mer effektiva när vi arbetar utanför kontoret, speciellt om vi får välja plats och tid själv. Just nu sitter jag och tittar ut över en insjö vid mitt fritidshus i Roslagen elva mil norr om Stockholm. Att jag är här beror på myndigheternas rekommendation att hålla avstånd och att de flesta av mina uppdrag försvann när samhället stängde. Det har gett mig ett unikt tillfälle att uppleva när naturen vaknar när ljuset återvänder under april.
Vanligtvis upplever även jag att det är lättare att koncentrera mig hemma, speciellt tidigt på mornarna, då jag blir mindre störd. Men det kan vara en utmaning att hålla fokus på det jag ska göra när jag är i min hemmiljö där det finns många möjliga distraktioner. Det kan vara svårt att sätta gränser mellan arbetet och privatlivet.
Forskning har visat att risken är stor för utbrändhet om man låter arbetet krypa in och ta utrymme, speciellt om man gillar det man gör. Alla som varit inne i ett ”flow” vet hur häftigt det är, hur kreativ man känner sig och hur mycket man får gjort. Tiden bara försvinner. Risken är alltså stor att man arbetar för mycket när man jobbar på distans, inte för lite som man lätt kan tro. Det kan vara en god idé att ha olika datorer och mobiler för arbete och privat.
Ingen mår bra av att sitta länge utan att ta pauser. Det är därför viktigt att sätta gränser och regler för när du jobbat tillräckligt idag. För mig fungerar Pomodoro-metoden, det vill säga dela upp arbeta i pass på cirka 25 minuter och ta korta pauser. Utmaningen är att bryta trots att man är mitt inne i en engagerande uppgift och att pauserna inte blir för långa.
Nu i corona-tider då många medarbetare är tillsagda att jobba hemifrån är det extra viktigt med tydlighet. Om du är chef behöver du vara tydlig med vad du förväntar dig av dina medarbetare. Håll kontakten med dem och se till att vara tillgänglig. Är det ok att förvänta sig att personer arbetar tidigt på mornarna eller sent på kvällar. Ni bör sätta upp regler för hur ni ska kommunicera och kanske dela kalendrar. Du behöver också ta hänsyn till gällande lagar och arbetstidsförordningar.
Under normala omständigheter brukar man prata om att de som arbetar på distans kan känna sig utanför då de inte är med och tar del av småsnacket på kontoret. Nu när så gott som alla jobbar externt är risken stor att detta kitt, som är en viktig del av verksamhetens kultur faller bort, med risk att det bara blir fokus på arbetet. Fysiska möten där man träffas face-to-face blir ännu viktigare om man jobbar på distans. De är så uppskattade att de ofta blir mer effektiva än om man träffades ofta. Se därför till att bryta isoleringen ibland för ett kort möte med några av dina kollegor eller samarbetspartners, exempelvis över en lunch. Men tänk på att hålla rätt fysisk distans.
Jag liksom många andra kan inte låta bli att fundera på hur det kommer se ut efter coronan. Hoppas att vi lär oss något av denna ofrivilliga isolation. Att vi tar tillfället i akt för att i praktiken testa vad som fungerar bra att göra distribuerat på distans och vilka uppgifter som behöver det fysiska mötet.
Bo Tonnquist
2020-04-27