Ta projekten på allvar
Har projekt i dess nuvarande form nått vägs ände och kommer andra metoder och styrmodeller ersätta projekt som arbetsform? De som hävdar att projekt kommer försvinna som arbetsform har med största sannolikhet fel, projekten blir hela tiden fler. Mer än 40 % av världens samlade BNP levereras idag i projektform.
En relevant fråga att ställa är då ”Vad får vi för pengarna?”. Vilket värde levererar projekten? Att det inte går att planera för alla eventualiteter är sant, det finns alltid en osäkerhet kring projekt. Men rättfärdigar det att projekt misslyckas att nå målen, hålla budget och leverera i tid? Nej, det borde gå att bli bättre.
För att lyckas med projekten behöver man ta dem på allvar. Ända upp på styrelse- och ledningsnivå behövs en medvetenhet om de förutsättningar projekten behöver för att kunna leverera nytta. Projekten behöver styrning för att bli lönsamma investeringar.
Det krävs kompetens för att vara beställare
Den viktigaste rollen i ett projekt har den som är beställare, i projektmetodiken kallad projektägare. Därför är det avgörande vem som utses till denna roll. I beställaransvaret ligger att formulera ett tydligt uppdrag, säkerställa att det finns resurser och budget, delegera till en projektledare man vet har nödvändig kompetens, samt att ta ansvar för projektet hela vägen fram till nyttorealiseringen.
Vanligtvis utses en chef från den enhet inom företaget som vill ha projektet genomfört till projektägare. Det är bra då han eller hon har ett egenintresse av att projektet blir framgångsrikt, men det kan också vara ett problem då det ofta kan gå lång tid mellan tillfällena man kliver in i denna roll. Det är svårt att hålla sig uppdaterad på verksamhetens projektmetodik och ha koll på det ansvar som ligger i projektägarrollen om man i sitt dagliga arbete mest är sysselsatt med andra frågor som berör den befattning inom verksamheten man har.
Ringrostiga projektbeställare missar lätt det som behövs för att projektledare och övriga projektdeltagare ska kunna utföra sina uppgifter effektivt. Under de år som jag varit verksam som föreläsare och konsult är det ytterst sällan att jag har haft projektbeställare och styrgruppsmedlemmar som kursdeltagare. Om denna iakttagelse stämmer med andra utbildares erfarenhet är det kanske inte förvånande att projekten har problem. När de som har de viktigaste rollerna inte har nödvändig kompetens för att utöva rollen är risken stor att projekten får fel förutsättningar och aldrig levererar önskad nytta till verksamheten.
Som tur är finns det undantag. Exempelvis har Vattenfall Nuclear Generation valt att ha professionella projektägare som de kallar sponsor. Det är personer som har till uppgift att ta projektägarrollen på heltid i de projekt som genomförs exempelvis hos Ringhals Kärnkraftverk.
Alla kan inte vara projektledare
Inom många företag och organisationer verkar det som att alla förväntas kunna vara projektledare. Det är förvånande hur lite formella krav det ställs på de som man utser till projektledare, även för stora miljonprojekt. Man förlitar sig till projektledarens förmåga och det projektverktyg man valt. Det saknas också ofta en gemensam metodik och värdegrund för hur man ska samarbeta, vilket påverkar såväl attityd och förhållningssätt för de som ingår i projektgruppen.
Två tredjedelar av tillfrågade projektledare saknar formell utbildning eller certifiering inom projektledning enligt en internationell studie som projektverktygsleverantören Planview utförde 2018, med 1 600 deltagare från sex europeiska länder. Detta är extra allvarligt då det i princip bara är projektledare som utbildar sig. 20 procent av de tillfrågade projektledare svarade dessutom att de var projektledare mot sin vilja.
Jag slutar aldrig att förvånas över att grundläggande metoder och modeller som jag och mina kollegor lär ut på kurser är okända för många seniora projektledare. De verkar kunna föra sina projekt i hamn ändå, eller skulle de lyckats bättre med lite mer metodik i ryggen?
Få ut mer av satsade resurser
Det finns en stor potential att bli bättre. Med en inarbetad och kommunicerad projektmetodik i botten, kompetenta beställare som vet sitt ansvar och utbildade erfarna projektledare kan man få ut mer från satsade resurser. Idag slarvas det alldeles för mycket, vilket sänker lönsamheten och värsta fall stjäl hela nyttan projektet skulle skapa.
Bo Tonnquist
Konsult, föreläsare och författare.
2020-04-05