Vem bryr sig? En bra fråga
att ställa sig i varje projekt!
Alla projekt pågår i ett sammanhang och en tidig
Intressentanalys är därför en god idé. Genom att tänka igenom vilka som kan
påverka respektive påverkas av projektet kan både risker och möjligheter
identifieras, och därmed ge uppslag till en vässad projektplan. Min erfarenhet
är att detta enkla och effektiva verktyg inte används tillräckligt, kanske för att
många projekt bemannas företrädesvis med specialister som fokuserar på sitt
område. En viktig uppgift för projektledaren är därför att ibland lyfta allas blickar
från projektmålen och för en stund reflektera kring sammanhanget.
Givna intressenter är beställaren, projektorganisationen och
brukare/slutanvändare, och till dessa kan oftast läggas leverantörer,
konkurrenter, myndigheter av olika slag, branschorganisationer, fackföreningar,
grannar och olika intresseorganisationer. Det är klokt att kartlägga och
analysera interna intressenter, och sen ägna en god stund åt externa
intressenter – som förstås varierar kraftigt beroende på typ av projekt och
bransch. Mina uppdrag handlar ofta om ledning, beslutsfattande och
riskhantering i stora och komplexa fastighets- och byggprojekt, och det är
fantastiskt vad många som påverkar och påverkas av såna projekt – men även när
jag arbetar i andra branscher är det slående hur rik floran av intressenter är,
om man bara tar sig tid att reflektera en stund.
Intressentanalys är ett ypperligt sätt att starta en workshop,
och därmed få projektdeltagare såväl som beställare att tänka utanför de ofta
redan genomtänkta effektmålen och projektmålen, och för en stund ponera vilka
som berörs fastän det inte är avsikten. För det är lätt hänt att arbetet blir
så inriktat mot de specifika kompetensområden som finns representerade i
projektorganisationen att övriga ämnen trillar mellan stolarna. Projektledaren
har som uppgift att ha lite överblick och ligga ett steg före, men alla kan
bidra till helhetstänket genom att lyfta blicken en aning i form av en
intressentanalys. Det är alltså en god idé att göra det i form av en workshop,
och ett effektivt sätt att dokumentera intressentanalysen är att tillsammans
skapa en mindmap.
Bland skaran av intressenter finns det både risker och
möjligheter såväl som lösningar på riskerna. Det är en fråga om inställning,
för exempelvis kan man välja att betrakta en granne till en enslig
byggarbetsplats som en risk för klagomål över störningar, eller som någon som
har lite uppsikt på byggarbetsplatsen på helgerna. Och varför inte ta kontakt
med personen i fråga och se till att det blir det sistnämnda. Tidig kontakt och
kommunikation är alltså det som gäller – det går sällan att ”gömma” ett
projekt, och de flesta kan acceptera buller eller annan störning om de bara får
reda på det i förväg. På liknande sätt kan de flesta acceptera att ett
IT-system ligger nere eller är trögt en viss period om de får reda på det i
förväg, men ingen vill bli överraskad av sånt strul vid prognosrapportering
eller dagen innan en semesterresa. Intressentanalysen är därför en bra input
till projektets kommunikationsplan!
Intressentanalys, kommunikation och rätt mix av kompetenser
i projekt är alla exempel på saker jag resonerar om i min första bok ”Tio klassiska
risker i projekt – och hur man vänder risk till möjlighet” (Roos & Tegnér).
Läs den gärna – varför inte som lite reflektion under julledigheten, men ta upp
frågan om intressentanalys redan på nästa möte med din projektorganisation. Har
ni tillräcklig koll på vem som påverkar respektive påverkas av ert projekt?
Henrik Szentes
Företagare och Forskare
2019-12-11